为加强档案管理,促进档案工作进一步规范化、制度化和科学化,更好地发挥档案的作用,结合我院实际情况,特制定本办法。
一、归档内容
研究院各类档案是指在党务、行政、教学科研、人事、财务、外事和资产等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。
二、工作人员
1.研究院档案管理工作设兼职档案员,负责学校以及院内文件材料的接收、保管、立卷和归档工作。
2.各科室档案均由该科室有关人员负责整理、立卷。应上交学校综合档案室的档案,按规定时间移交研究院兼职档案员,统一上交学校综合档案室;应由各科室保存的档案,要严格按照保存期限妥善保管,不得擅自销毁。
3.研究院兼职档案员应忠于职守,严格履行自己的职责和义务,自觉维护和执行档案管理工作的规章制度,确保档案安全,为教学、科研、管理等各项工作服务。
三、档案管理
1.研究院教师必须按照规定向院兼职档案员移交应该归档的档案,任何个人不得据为已有或拒绝归档;提倡、鼓励个人向研究院移交档案,并视具体情况予以表彰或奖励。
2.研究生档案管理,按照学校有关部门规定执行。
3.建立档案借阅制度。兼职档案员应登记造册,办理档案的借出和阅览工作,任何人不得对档案随意拆卷、抽取、涂改、损坏、丢失或转借他人;重要、珍贵的档案资料,一律不提供原件使用。
4.建立档案管理制度。兼职档案员应编制必要的检索工具,逐步实现档案管理规范化和现代化。
5.建立档案定期清点制度。兼职档案员要经常检查档案保管情况,定期清点档案;同时结合学校工作,在档案库存丰富、条件许可的情况下,逐步开展档案展览、陈列等宣传工作。
四、本办法自通过之日起实行。
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2022年4月19日